什么是郵件歸檔？如何開啟？

本文主要介紹郵件歸檔。

背景

電子郵件作為企業(yè)溝通內(nèi)外的手段，隨著使用率的不斷提升，企業(yè)把郵件數(shù)據(jù)視作重點保護對象。相較于以往的電子郵件多以備份為主，使得企業(yè)浪費了大量存儲資源和后續(xù)的數(shù)據(jù)調(diào)閱時間，大大增加了企業(yè)的營運成本和風(fēng)險。通過郵件歸檔，可以大大的降低營運成本和風(fēng)險，從而可以有效的保存并使用電子郵件，用戶可以自主選擇是否開啟郵件歸檔功能，并可以基于郵箱賬號、發(fā)件人、收件人、關(guān)鍵字和時間區(qū)間進行查詢，提供查詢結(jié)果的導(dǎo)出和甚至于作為有效的法律依據(jù)。且郵件歸檔是對企業(yè)用戶郵箱在業(yè)務(wù)開展過程中，對郵件內(nèi)容進行集中歸檔，并根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)進行一定時期的保留，在需要的時候可以通過對歸檔郵件的查找，并可以導(dǎo)出需要的郵件，獲取歷史郵件信息或者用作訴訟證據(jù)。

概述

在此背景下，阿里郵箱推出了“郵件歸檔服務(wù)”，對郵件數(shù)據(jù)進行在線歸檔、分類管理、歸檔郵件查詢、郵件數(shù)據(jù)保存。

塞班斯法案-奧克斯利法案

薩班斯-奧克斯利法案是美國立法機構(gòu)根據(jù)安然有限公司、世界通訊公司等財務(wù)欺詐事件破產(chǎn)暴露出來的公司和證券監(jiān)管問題所立的監(jiān)管法規(guī)，簡稱《SOX法案》或《索克思法案》。

美國出臺的《塞班斯法案》本質(zhì)上是為了保護在證券市場上的投資者，而最初的郵件歸檔正式參考了塞班斯法案對企業(yè)電子郵件存檔相關(guān)舉措，隨著市場和監(jiān)管體制的不斷完善，電子郵件來往的實時記錄和保存以及不被篡改的歸檔服務(wù)，為企業(yè)帶來了可靠的數(shù)據(jù)依存，甚至郵件可以成為法律證據(jù)。

中國塞班斯法

為了保證數(shù)據(jù)信息的完整性和可用性，2005年國家檔案局發(fā)布相關(guān)文檔，規(guī)定了公務(wù)電子郵件的撰寫、傳遞、鑒定、歸檔、整理、移交與保管等規(guī)范化程序與管理規(guī)則。以及2008年6月28日，國家財政部、證監(jiān)會、審計署、銀監(jiān)會、保監(jiān)會聯(lián)合發(fā)布了《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》，強烈規(guī)范企業(yè)單位必須提供保存營運資料以及降低營運風(fēng)險相關(guān)措施。

一、開啟歸檔

僅歸檔管理員可以開啟/關(guān)閉郵件歸檔功能，以及進行歸檔郵件的查詢，三方歸檔對接開啟等。郵箱管理員postmaster默認(rèn)情況下沒有歸檔功能相關(guān)權(quán)限，郵箱管理員可以給用戶分配歸檔管理員權(quán)限，創(chuàng)建歸檔管理員(如何創(chuàng)建分級管理員？)，郵箱管理員或者歸檔管理員可以通過“統(tǒng)計與日志-歸檔日志查詢”，進行審計日志的查詢。

郵件歸檔服務(wù)默認(rèn)關(guān)閉，如需開啟請歸檔管理員賬號登錄域管理后臺，進入高級應(yīng)用 -> 郵件歸檔 -> 歸檔郵件管理 -> 開啟郵件歸檔服務(wù) -> 保存，完成開啟。

二、歸檔信息概要

可開通歸檔郵箱：企業(yè)可以開通郵件歸檔服務(wù)的郵箱總數(shù)。

已開通歸檔郵箱：企業(yè)已經(jīng)開通郵件歸檔服務(wù)的郵箱數(shù)。

歸檔保留年限：郵件歸檔服保存年限默認(rèn)5年。

上次開啟時間：郵件歸檔服務(wù)最近一次開啟時間。

上次關(guān)閉時間：郵件歸檔服務(wù)最近一次關(guān)閉時間。

歸檔管理員：郵件歸檔服務(wù)管理員名稱。

歸檔狀態(tài)：歸檔服務(wù)目前所處狀態(tài)。