郵件歸檔怎么開(kāi)啟？

背景

電子郵件作為企業(yè)溝通內(nèi)外的手段，隨著使用率的不斷提升，企業(yè)把郵件數(shù)據(jù)視作重點(diǎn)保護(hù)對(duì)象。相較于以往的電子郵件多以備份為主，使得企業(yè)浪費(fèi)了大量存儲(chǔ)資源和后續(xù)的數(shù)據(jù)調(diào)閱時(shí)間，大大增加了企業(yè)的營(yíng)運(yùn)成本和風(fēng)險(xiǎn)。通過(guò)郵件歸檔，可以大大的降低營(yíng)運(yùn)成本和風(fēng)險(xiǎn)，從而可以有效的保存并使用電子郵件，用戶可以自主選擇是否開(kāi)啟郵件歸檔功能，并可以基于郵箱賬號(hào)、發(fā)件人、收件人、關(guān)鍵字和時(shí)間區(qū)間進(jìn)行查詢，提供查詢結(jié)果的導(dǎo)出和甚至于作為有效的法律依據(jù)。且郵件歸檔是對(duì)企業(yè)用戶郵箱在業(yè)務(wù)開(kāi)展過(guò)程中，對(duì)郵件內(nèi)容進(jìn)行集中歸檔，并根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行一定時(shí)期的保留，在需要的時(shí)候可以通過(guò)對(duì)歸檔郵件的查找，并可以導(dǎo)出需要的郵件，獲取歷史郵件信息或者用作訴訟證據(jù)。

概述

在此背景下，阿里郵箱推出了“郵件歸檔服務(wù)”，對(duì)郵件數(shù)據(jù)進(jìn)行在線歸檔、分類(lèi)管理、歸檔郵件查詢、郵件數(shù)據(jù)保存。

塞班斯法案-奧克斯利法案

薩班斯-奧克斯利法案是美國(guó)立法機(jī)構(gòu)根據(jù)安然有限公司、世界通訊公司等財(cái)務(wù)欺詐事件破產(chǎn)暴露出來(lái)的公司和證券監(jiān)管問(wèn)題所立的監(jiān)管法規(guī)，簡(jiǎn)稱《SOX法案》或《索克思法案》。

美國(guó)出臺(tái)的《塞班斯法案》本質(zhì)上是為了保護(hù)在證券市場(chǎng)上的投資者，而最初的郵件歸檔正式參考了塞班斯法案對(duì)企業(yè)電子郵件存檔相關(guān)舉措，隨著市場(chǎng)和監(jiān)管體制的不斷完善，電子郵件來(lái)往的實(shí)時(shí)記錄和保存以及不被篡改的歸檔服務(wù)，為企業(yè)帶來(lái)了可靠的數(shù)據(jù)依存，甚至郵件可以成為法律證據(jù)。

中國(guó)塞班斯法

為了保證數(shù)據(jù)信息的完整性和可用性，2005年國(guó)家檔案局發(fā)布相關(guān)文檔，規(guī)定了公務(wù)電子郵件的撰寫(xiě)、傳遞、鑒定、歸檔、整理、移交與保管等規(guī)范化程序與管理規(guī)則。以及2008年6月28日，國(guó)家財(cái)政部、證監(jiān)會(huì)、審計(jì)署、銀監(jiān)會(huì)、保監(jiān)會(huì)聯(lián)合發(fā)布了《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》，強(qiáng)烈規(guī)范企業(yè)單位必須提供保存營(yíng)運(yùn)資料以及降低營(yíng)運(yùn)風(fēng)險(xiǎn)相關(guān)措施。

一、開(kāi)啟歸檔

僅歸檔管理員可以開(kāi)啟/關(guān)閉郵件歸檔功能，以及進(jìn)行歸檔郵件的查詢，三方歸檔對(duì)接開(kāi)啟等。郵箱管理員postmaster默認(rèn)情況下沒(méi)有歸檔功能相關(guān)權(quán)限，郵箱管理員可以給用戶分配歸檔管理員權(quán)限，創(chuàng)建歸檔管理員(如何創(chuàng)建分級(jí)管理員?)，郵箱管理員或者歸檔管理員可以通過(guò)“統(tǒng)計(jì)與日志-歸檔日志查詢”，進(jìn)行審計(jì)日志的查詢。

郵件歸檔服務(wù)默認(rèn)關(guān)閉，如需開(kāi)啟請(qǐng)歸檔管理員賬號(hào)登錄域管理后臺(tái)，進(jìn)入高級(jí)應(yīng)用 -> 郵件歸檔 -> 歸檔郵件管理 -> 開(kāi)啟郵件歸檔服務(wù) -> 保存，完成開(kāi)啟。